Leitfaden für Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Öffentlichkeitsarbeit / Public Relation ist Management von Kommunikation. Public Relations vermittelt Standpunkte und ermöglicht Orientierung, um den politischen, den wirtschaftlichen und den sozialen Handlungsraum von Personen oder Organisationen im Prozess öffentlicher Meinungsbildung zu schaffen und zu sichern. Pressemitteilungen sollten als Mittel zur Information genutzt werden und nicht mit Werbung verwechselt werden. In erster Linie dienen Pressemitteilungen dazu, die Presse und somit die Öffentlichkeit über aktuelle Vorhaben, Entwicklungen oder Veranstaltungen aufmerksam zu machen. Die redaktionelle Veröffentlichung ist kostenlos und unterscheidet sich von normalen Anzeigen entsprechend.

Analysieren Sie Ihre Ausgangssituation und schaffen Sie zunächst eine solide Grundlage für PR-Aktivitäten.

Zum Beispiel: Ist die Gestaltung Ihrer Website nach objektiven Kriterien akzeptabel? Hebt sich Ihr Angebot erkennbar von vergleichbaren Angeboten ab? Bieten Sie mehr an, als nur Produkte? Ist Ihre Website aktuell?

Stellen Sie sich auch die Frage, warum ein Journalist ausgerechnet über Sie berichten sollte. Überlegen Sie, ob nicht jeder einzelne Ihrer Mitbewerber genauso geantwortet hätte und suchen Sie nach eigenen Antworten.

Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Sie schon eine gute Grundlage für PR-Aktivitäten haben oder - falls nicht - welche Schritte Sie dorthin führen.

Tipps & Tricks

Ihre Mitteilung sollte andere, insbesondere Redakteure und deren Leser interessieren! Aktuelle Meldungen sind nötig, denn ein Leser möchte Neuigkeiten lesen, die er nicht kennt, keine Zeitung möchte Informationen drucken, die bereits allgemein bekannt sind, und kein Redakteur möchte Neuigkeiten von gestern abdrucken. Helfen Sie ggf. etwas nach, indem Sie wichtige Ereignisse hervorheben oder sogar neues konstruieren. Kreieren Sie eine Story, keine PR-Lektüre!

Die kleinste Einheit bei Presseberichten ist die Headline. Sie sollte in einem Satz auf den Inhalt aufmerksam machen. Leser entscheiden nach der Überschrift, ob sie weiter lesen oder nicht. An diese Regel hält sich auch ein Redakteur. Der Lesernutzen muss auf den ersten Blick für den Redakteur erkennbar sein.

Zur gründlichen Vorschau auf Ereignisse und zur Berichterstattung dient die Meldung. Sie ist höchstens zehn bis fünfzehn Zeilen lang und absolut nüchtern abgefasst. Stellen Sie in den ersten Sätzen klar, um wen es geht, was dieser tut, an welchem Ort und zu welchem Zeitpunkt. Inhalt in beliebiger Reihenfolge, je nach Bedeutung: wer?, was?, wann?, wo?, wie?, warum? Die Meldung dient zur Ankündigung und zum Kurzbericht von Ereignissen. Anschließend folgt der Bericht. Er ist ebenfalls absolut sachlich und muss diese sechs "w" beantworten, kann aber etwas genauer auf die einzelnen Punkte eingehen. Umfang: Etwa 30 Schreibmaschinenzeilen zu 60 Anschlägen. Die wichtigste Nachricht gehört in den sechs bis zehn Zeilen langen Vorspann.

Wecken Sie das Interesse des Lesers bei der Formulierung Ihres Textes, verwenden Sie witziges oder rhetorisches, doch bleiben Sie bei den Tatsachen und übertreiben Sie nicht, vermeiden Sie Formulierungen wie "das Beste, das Größte, das Allerneueste". Auch sollten Sie eine Pressemitteilung nicht mit einem Werbetext verwechseln! Je kürzer und komprimierter und inhaltsreicher ein Artikel ist, um so eher wird er  abgedruckt. Keine Bandwurmsätze, sondern nur kurze Sätze mit möglichst nur einem Nebensatz verwenden. Auf den logischen Aufbau achten, und zwar von Satz zu Satz und von Absatz zu Absatz. Die Information steht im Vordergrund. Kurze Absätze sollen das Lesen erleichtern. In jedem Absatz sollte ein Gedanke zusammengefasst sein.

Namen und Vornamen (!) werden ausgeschrieben, ebenso Titel (außer Dr.) sowie Zahlen bis einschließlich zwölf. Das Wort "Herr" vor Eigennamen gibt es im journalistischen Sprachgebrauch nicht. Schreiben Sie einen Bericht in der dritten Person, auch wenn es sich dabei um eine Sache handelt. Orientieren Sie sich bei Ihren Formulierungen an gängigen Schreibweisen Ihrer Mitbewerber, studieren Sie Beiträge anderer Anbieter, und verwenden Sie die Aussagekraft von erfolgreich platzierten redaktionellen Beiträgen in den Fachzeitungen. Nutzen Sie den Nachrichtenstil und formulieren Sie Zitate in den Bericht.

Bei der Auswahl der anzusprechenden Medien sollten Sie sich zunächst Gedanken über Ihre Ziele machen.

Geht es Ihnen um Imagepflege Ihres Unternehmens in Ihrer Region, dann beliefern Sie die Tagespresse, regionale sowie lokale Medien, Hörfunk- und TV-Sender mit Ihren Meldungen.

Wollen Sie überregionale Aufmerksamkeit erreichen, wählen Sie auch überregionale Medien wie Wirtschaftspresse oder überregionale Tagespresse.

Die Fachpresse hingegen dient der fachlichen Information Ihrer Kunden und Lieferanten, hier sprechen Sie nicht die Öffentlichkeit an.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitteilung zielgruppenorientiert verteilen. Wählen Sie die Verteiler exakt nach Ihren Bedürfnissen aus. Versorgen Sie die Redaktionen in regelmäßigen Abständen mit Informationen, nur so erreichen Sie einen "Wiedererkennungswert" Ihres Unternehmens oder Ihres Produktes.

Ihre Kunden, Lieferanten und Interessenten für Ihre Produkte oder Dienstleistungen stellen die Gruppe der Leser von Fachzeitungen dar. Sie sind meist gut informiert, aber natürlich auch aufnahmefähig für Neues aus dem entsprechenden Fachbereich. Die breite Öffentlichkeit ist eher im Bereich der Tageszeitungen oder Publikumszeitschriften zu finden. Allgemeinere Informationen sind hier von Interesse.

Beachten Sie unbedingt Abgabefristen: Tagesaktuelle Meldungen müssen sofort verteilt werden, für andere Meldungen sollten Sie mindestens 2 Wochen Vorlaufzeit einplanen (wegen Drucklegung, Veröffentlichung usw.). Gerne sind wir Ihnen auch bei der Erstellung der Pressemitteilung behilflich. Senden Sie uns hierzu einfach eine kurze E-Mail mit den entsprechenden Stichpunkten.

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Gerne sind wir Ihnen auch bei der Erstellung der Pressemitteilung behilflich. Senden Sie uns hierzu einfach eine kurze E-Mail mit den entsprechenden Stichpunkten.